Assistenz der Geschäftsführung TZ (m/w/d)

Wir sind ein wachsendes mittelständisches Unternehmen, spezialisiert auf professionelle Hausverwaltung. Mit unserem Leitmotiv „Nachhaltig besser“ stehen wir für Qualität, Vertrauen und exzellenten Service.
Unsere Philosophie des Total Quality Service (TQS) stellt Anspruchsträger in den Mittelpunkt: Individuelle Betreuung, Transparenz und effiziente Lösungen prägen unsere Arbeit. Unser Ziel ist es, Immobilien zu verwalten, Werte zu sichern und nachhaltig zu steigern.
Mit einem engagierten Team und flachen Hierarchien fördern wir Kreativität und Eigeninitiative. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft der Immobilienverwaltung - innovativ, zuverlässig und verantwortungsbewusst.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Terminplanung, -koordination und Überwachung von Fristen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten
• Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und anderen Anspruchsträgern
• Organisation und Vorbereitung von Eigentümerversammlungen sowie Protokollführung
• Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten und Aufgaben im Bereich der Hausverwaltung
• Mitarbeit bei der Objektintegration: Unterstützung bei der Eingliederung neuer Immobilien in die Verwaltungsprozesse (z. B. Übernahme von Stammdaten, Koordination erster Eigentümerversammlungen, Kommunikation mit bisherigen Verwaltern)
• Mithilfe bei der Objektbuchhaltung: Unterstützung bei buchhalterischen Aufgaben, wie der Pflege von Mieter- und Eigentümerkonten, der Rechnungsprüfung sowie der Vorbereitung der Jahresabrechnungen
• Weiterentwicklung der Qualitätsstandards und des Unternehmens: Unterstützung bei der Optimierung interner Abläufe, Implementierung neuer Qualitätsstandards und Entwicklung von Strategien zur kontinuierlichen Verbesserung des Unternehmens
• Pflege und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz sowie Ablage von Dokumenten
• Übernahme von Recherchetätigkeiten und die Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei der Implementierung von Qualitätsmanagementmaßnahmen, insbesondere im Rahmen des Total Quality Service (TQS)

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Immobilienwirtschaft oder vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einer Hausverwaltung oder Immobilienbranche
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und der gängigen Verwaltungssoftware
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eine hohe Dienstleistungsorientierung
• Eigeninitiative und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team mit Sinn
• Aufstiegschancen und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen

Haben wir Ihr interesse geweckt?

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Rufen Sie uns ganz einfach an und wir klären die offenen Fragen.
Tel: 0151-26203651 oder schicken Sie Ihre Bewerbung per Mail an info@riemaf.de
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