Assistenz (m/w/d)

CENIS ist als Spezialist für individuelle und hochwertige Personaldienstleistungen seit fast 40 Jahren Ihr persönlicher und kompetenter Ansprechpartner für Ihre berufliche Zukunftsgestaltung.
Wir finden zielgerichtet und nach Ihren Wünschen den für Sie passenden Job und verwirklichen so gemeinsam Ihren nächsten Karriereschritt mit fairen Konditionen und einem Mehrwert für alle beteiligten Parteien.
Wir ermöglichen Ihnen den unkomplizierten Ein- und Aufstieg in wirtschaftsstarke Branchen, darunter Luft- und Raumfahrt, Maschinenbau, Chemie- und Automobilindustrie sowie Medizin- und Energietechnik oder die öffentliche Verwaltung.

Das bieten wir

Wir suchen Ihren Job nach Ihren Vorstellungen
Attraktives Arbeitsumfeld mit guten Übernahmechancen
Betriebliche Altersvorsorge
Festanstellung bei CENIS gemäß GVP/DGB-Tarifvertrag
Übertarifliche Vergütung und Zulagen ab dem ersten Tag sowie tarifliche Jahressonderzahlungen
Bis zu 30 Tage Jahresurlaub
Flexible Arbeitszeitgestaltung, Führung Ihres Gleitzeitkontos, bezahlte Überstunden bzw. Freizeitausgleich
Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
Beteiligung an den Fahrtkosten im Bereich des ÖPNV
Nach Möglichkeit Arbeiten aus dem Homeoffice
Individuelle Betreuung durch Ihre/n persönliche/n CENIS AnsprechpartnerIn
MitarbeiterInnen-werben-MitarbeiterInnen-Prämie in Höhe von bis zu 1.500 Euro
Starten Sie mit uns durch und übernehmen Sie gerne Verantwortung in der unten beschriebenen Position.
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie dem frühestmöglichen Eintrittstermin.
Assistenz (m/w/d)
Beschreibung:

• eigenständige Führung und Koordination des Sekretariats der gesamten Betriebsgruppe (Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungsmannschaft, mehr als 40 Anlagen und 260 Mitarbeiter)
• vollumfängliche Organisation von Terminen unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen, Planung regelmäßiger Meetings (z.B. Jour Fixe) und Kundenbesuche
• Koordination, Abwicklung und Abrechnung sämtlicher Reiseaktivitäten (national und international) unter Berücksichtigung der Richtlinien und Vorschriften
• Bearbeitung der Korrespondenzen (national und international) und eingehenden Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, sowie die Organisation und Aufbereitung des Schriftverkehrs
• Controlling der Kostenstelle inkl. Durchführung von SAP-Analysen, sowie Rechnungsprüfung und -bearbeitung und Erstellung von elektronischen Zahlungsaufträgen
• Erstellen von Präsentationen, Diagrammen und Grafiken in deutsch und englisch
• Unterstützung bei der Betreuung neuer Mitarbeiter
• Pflege und Aktualisierung der Organigramme
• Bestellabwicklung und Bearbeitung von Reklamationen in SAP (R11 und Ariba)
• monatliche Aufbereitung der Energiedaten
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und Planung von internen Begehungen
• Verwaltung aller notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen im Bereich
• Zusammenstellung des Monatsabschlusses in Bezug auf USGQ und Überarbeitung des Gefahrstoffkatasters
• Vorbereitung mittelmäßig komplexer Dokumente mit Hilfe einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office
• Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung von Best-Practice-Unterstützung für MS-Dokumente, Datenbanken und andere Abteilungssysteme
• Organisation des eigenen Arbeitsplans und ggfls. Zuweisung kurzfristiger Aufgaben an Dritte

Qualifikation,

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• langjährige Berufserfahrung als Assistenz
• versierter Umgang am Bildschirmarbeitsplatz, vor allen Dingen mit MS Office Applikationen und SAP
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sowie sicheres und kompetentes Auftreten
• Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
• Organisationsgeschick
• Teamfähigkeit, Integrität und Loyalität
• Organisationsgeschick (auch bezogen auf die Selbstorganisation), hohe Belastbarkeit und geistige Flexibilität (schnelles Erkennen komplizierter Zusammenhänge und Zuständigkeiten, trotz vieler parallellaufender Vorgänge)
• Bewusstsein im Umgang mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen (Energie, Kosten) unter Berücksichtigung geltender Vorschriften und Regularien, sowie den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen

Assistenz (m/w/d)