Assistenz und Office Manager (m/w/d)

Mit Deinem Organisationstalent und einem Blick fürs das große Ganze unterstützt Du den Bereich Administration & Office am Empfang als Assistenz und Office Manager (m/w/d) und bist zentrale Anlaufstelle für Büro- und Reisemanagement und Korrespondenz. So sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf im Alltagsgeschäft.

Wir sind IT-Personaldienstleister und bringen talentierte IT Experts mit spannenden Kundenprojekten namhafter Unternehmen in ganz Deutschland zusammen.

Wir suchen Dich als Assistenz und Office Manager (m/w/d) ab Januar 2025 an unserem Standort in Heidelberg. Ein späterer Einstieg ist ebenfalls möglich.

Das bieten wir Dir

• Eine wertschätzende und kollegiale Unternehmenskultur
• Eine unbefristete Festanstellung
• Eine intensive Einarbeitungsphase und individuelles Mentoring
• Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Home Office und der Ausgleich von Mehrarbeit
• 30 Urlaubstage plus Weihnachten und Silvester
• Gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien und "Du"-Mentalität bis zur Geschäftsführung
• Betriebliche Altersvorsorge inkl. attraktivem Arbeitgeberzuschuss
• Regelmäßige Events zur Stärkung unseres Teamzusammenhalts
• Bürohund und Feel-Good-Manager Nelly

Das sind Deine Aufgaben

• Allgemeines Büromanagement: Dazu gehören auch Verwaltungsaufgaben, Abwicklung von Warenbestellungen (Büromaterial, Lebensmittel, etc.), sowie die Unterstützung des Team Managers bei Eventplanung und Dienstleistermanagement
• Empfang und Telefonzentrale: Du bist erste Ansprechperson bei telefonischen Anfragen und übernimmst den Empfang unserer Besucher:innen
• Verwaltung der Poststelle: Du übernimmst die ein- und ausgehende Post**** des laufenden Tagesgeschäfts und Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächern
• Fuhrpark- und Reisemanagement: Du unterstützt das Kollegium bei der Buchung von Dienstreisen und bei allen Fragen rund um die Firmenwägen
• Weitere administrative Tätigkeiten: Zu Themen wie Terminkoordinationen und Vorbereitung von Besprechungsräumen, Vertragsmanagement oder Rechnungsprüfung stehst Du den Fachabteilungen unterstützend zur Seite

Das bringst Du mit

• Kaufmännische Ausbildung (z.B. als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Hotelfachfrau / Hotelfachmann), eine vergleichbare Qualifikation oder erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Verwaltung oder ähnliches
• Organisationstalent: Du schaffst es, auch bei vielseitigen Aufgaben den Überblick zu behalten und reagierst flexibel auf häufig wechselnde Aufgaben
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Offene und teamorientierte Persönlichkeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das klingt voll und ganz nach Dir? Dann bewirb Dich noch heute und werde Teil unseres Teams bei Constaff.
Wir freuen uns auf Dich!