Kaufmann für Büromanagement im Geschäftszimmer des Dezernats ZB (m/w/d)

Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch die Forschungsorientierung insb. im Bereich der Informatik und den Nano- und Lebenswissenschaften. Zudem zeichnet sie sich durch die engen Beziehungen zu Frankreich und den Europa-Schwerpunkt aus. Rund 17.000 Studierende sind an der Universität des Saarlandes in über hundert Studienfächern eingeschrieben. Die Universität des Saarlandes ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.
Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste (ZB) folgende Stelle an:

Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement im Geschäftszimmer des Dezernats ZB (m/w/d) Kennziffer N2074, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe E6, Beschäftigungsdauer: zunächst befristet für ein Jahr mit der Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr, Beschäftigungsumfang: 50 % der tariflichen Arbeitszeit

Das ist Ihr Arbeitsbereich:
Sie sind im Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste tätig. Das Dezernat beschafft rechtssicher Waren und Dienstleistungen für die Mitglieder der Universität in Lehre, Forschung und Verwaltung. Außerdem werden Bauleistungen für Neubau- und Sanierungsmaßnahmen vergeben. Es ist außerdem für die Versorgung der Universitätsstandorte mit Reinigungsleistungen, Sicherheitsdienstleistungen, Ver- und Entsorgungsdienstleistungen zuständig. Der Zentraleinkauf und die Vergabestelle sind im Dezernat ZB ebenso angesiedelt wie das Gebäude- und Raummanagement und die Liegenschaftsverwaltung.
Im Geschäftszimmer unterstützen Sie die Führungskräfte und Mitarbeitenden aus den drei Abteilungen des Dezernats und sind Ansprechperson für universitätsinterne und externe Personen.

Ihre Aufgaben sind:

• Organisation des Geschäftszimmers als zentraler Anlaufpunkt des Dezernats
• Bearbeitung des Postein- und ausgangs des Dezernats (Briefpost und E-Mail)
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten des Dezernats in enger Zusammenarbeit mit dem Dezernat Personal
• Organisatorische Unterstützung der Dezernatsleitung (Terminplanung, Kommunikation, Korrespondenz)
• Verwaltung der universitätseigenen Dienstfahrzeuge einschließlich der Sachbearbeitung von KFZVersicherungsverträgen und der Anmeldung von Neufahrzeugen
• Koordinationsstelle bei Schadensfällen an Fahrzeugen der Universität oder an Mietfahrzeugen

Ihr Profil ist:

• Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder sonstige kaufmännische Ausbildung
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): deutsch - C1; sicherer Umgang in Wort und Schrift Darüber hinaus bringen Sie mit:
• MS365-Kenntnisse
• SAP-Kenntnisse
• Kommunikationsstärke
• Organisationstalent
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Serviceorientiertheit
• Berufserfahrung im Aufgabenbereich Geschäftszimmer / Sekretariat sind wünschenswert
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): Englischkenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen, flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u.a. die Möglichkeit zur Telearbeit,
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse),
• attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,
• zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),
• vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 27.01.2025 an bewerbung@uni-saarland.de. Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N2074 angeben.
Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.
Ihre Ansprechperson: Frau Dr. Petra Tücks Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste Tel.: 0681-302-70900
Die Stelle ist nach § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) befristet. Es können daher nur Bewerber/innen berücksichtigt werden, die noch nie bei der Universität des Saarlandes beschäftigt waren. ( Option TzBfG) Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen in die jeweilige Entgeltgruppe TV-L. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.kmk.org/zeugnisbewertung Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis genommen haben.