Mitarbeiterin/Mitarbeiter Büro- und Projektmanagement im Dezernat Internationale Beziehungen (m/w/d)

Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch ihre ausgeprägte Forschungsorientierung. Die Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und die Schaffung idealer Bedingungen für Forschung und Lehre stehen im Mittelpunkt. Als Teil der Universität der Großregion ermöglicht die Universität des Saarlandes einen universitätsübergreifenden Austausch zwischen den Disziplinen über Ländergrenzen hinweg. Die Universität des Saarlandes ist mit ihren rund 17.000 nationalen und internationalen Studierenden in über hundert Studienfächern gelebte Vielfalt. Sie ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4.000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.
Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle an:

Mitarbeiterin/Mitarbeiter Büro- und Projektmanagement im Dezernat Internationale Beziehungen (m/w/d)

Kennziffer N1993, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe 8, Beschäftigungsdauer: zunächst befristet bis Ende 2027, Beschäftigungsumfang: 50 % der tariflichen Arbeitszeit
Das ist Ihr Arbeitsbereich:
Das Dezernat IB Internationale Beziehungen ist die koordinierende Servicestelle für alle Aspekte der Internationalisierung an der Universität des Saarlandes und Ansprechstelle für alle internationalen Studierende, Promovierende, Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler sowie für Studierende, die an einem Auslandsaufenthalt interessiert sind. Es unterstützt die Hochschulleitung bei der Steuerung von Internationalisierungsprozessen, entwickelt die internationalen Beziehungen an der Universität des Saarlandes weiter und stärkt die strategischen Partnerschaften. Ab Februar 2025 suchen wir für unser Team Unterstützung im Büro- und Projektmanagement.

Ihre Aufgaben sind:

• Organisation und Verwaltung des Projektbüros des Dezernats inklusive Vertrags- und Dokumentenmanagement, Unterstützung der Dezernatsleitung bei der Betreuung der Projekte des Dezernats inklusive Veranstaltungsorganisation, Projektverwaltung und Kommunikation mit den Projektbeteiligten, Vorbereitung von Verträgen und Anträgen zur Unterschrift durch den Vizepräsidenten für Internationalisierung und Europa
• Mitarbeit bei der Betreuung der Gremienwege, des Internationalisierungsausschusses und des Internationalisierungsfonds
• Organisation und Koordination der Veranstaltungen des Dezernats
• Verwaltung der Dezernatsfinanzen inkl. Anweisung und Überprüfung von Rechnungen, Überwachung von Ausgaben
• Allgemeine Bürotätigkeit sowie Führung der dezernatsinternen und -externen Korrespondenz, Kommunikation, Bearbeitung von Post und Mail, erste Ansprechstelle für Kontakte (in deutscher und englischer Sprache), insbesondere per Email und Telefon, Koordination und Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Verantwortlichen
• Organisation von internen und externen Besprechungen und Sitzungen Terminplanung und -koordination der Dezernatsleitung inklusive Vor- und Nachbereitung und Erstellung von Agenden und Protokollen

Ihr Profil ist:

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement bzw. Ausbildung zur Büro- und Industriekauffrau/zum -kaufmann oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich im Idealfall mit einem Fokus auf Fremdsprachen sowie betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und Berufserfahrung
• sichere PC-Kenntnisse und sichere Beherrschung der gängigen Office-Anwendungen
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, mindestens gute Englischkenntnisse

Darüber hinaus bringen Sie mit:

• Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung mit Gremienarbeit und Kenntnisse in universitätsinternen Strukturen und Verwaltung, Regelwerken und deren Anwendung erwünscht
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten inkl. Korrespondenzsicherheit
• ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit mit komplexen Sachverhalten umzugehen
• Sorgfalt und gewissenhafte Arbeitsweise
• hohe Serviceorientierung und die Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Arbeit im Team
• Ausgeprägte soziale Kompetenzen, Teamgeist und hohes Engagement.
• Erfahrung in interkultureller Kommunikation erwünscht
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): Kenntnisse einer weiteren Sprache neben Englisch von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u.a. die Möglichkeit zur Telearbeit,
• sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen,
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse),
• attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,
• zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),
• vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket Plus des saarVV).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 19.01.2025 an bewerbung@uni-saarland.de. Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N1993 angeben.
Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Ansprechperson:
Frau Simone Hehr
Backoffice Dezernat Internationale Beziehungen
Tel.: 0681 302 71100
Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen in die jeweilige Entgeltgruppe TV-L. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.kmk.org/zeugnisbewertung
Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis genommen haben