pro familia Saarbrücken e.V.:Mitarbeiter/in für die Verwaltung und den Erstkontakt (w/m/d)

pro familia Saarbrücken e.V. sucht zum nächst möglichen Termin für die Beratungsstelle Saarbrücken
Mitarbeiter*in für die Verwaltung und den Erstkontakt (w/m/d) 20 - 39,5 Std. / Woche
pro familia Saarbrücken e.V. ist unabhängiger Träger der anerkannten Schwangeren- und Schwangerenkonfliktberatungsstelle in der Saarbrücker Heinestraße 2 - 4 und setzt sich für das Recht auf sexuelle und reproduktive Selbstbestimmung ein.

Ihre Aufgaben

Verwaltung / Sekretariat
· Sekretariat, Telefondienst
· Schriftverkehr für die Beratungsstelle
· Büroorganisation inkl. Bestellungen
· Erstellung der Haushaltsplanung nach Vorgaben der Leitung
· Beantragung der jährlichen Zuschüsse
· Erstellung der jährlichen Nachweise für MSGFuF, LHS, RV SB
· Erstellung der Verwendungsnachweise für aktuelle Projekte
· Regelmäßige Teilnahme an Teamsitzungen und Protokollführung
· Weitere interne Verwaltungsangelegenheiten
Erstkontakt
· Telefonischer und persönlicher Erstkontakt zu KlientInnen / Erstinformation
· Vorstrukturierung der Anfragen entsprechend dem Dienstleistungsangebot und Zuordnung zum Beratungsangebot der Beratungsstelle mit Terminvergabe
· Beschaffung, Archivierung und Aufbereitung von Informationsmaterial
· Statistikpflege (Eingabe, Auswertung und Überprüfung)
Finanzbuchhaltung
· Zahlungsverkehr und Zahlungseingang, Kassenführung der Barkasse
· Mahnwesen
· Überwachung der Liquidität der Beratungsstelle
· Versicherungen
· Vorbereitende Arbeiten für die Erstellung des Jahresabschlusses

• Gebühren- und Spendeneinnahmen

Personal
· Erstellung der Arbeitsverträge
· Erforderliche Meldungen an Gehaltsabrechnung, Überprüfung, Überweisungen (Personal, Krankenkassen, Finanzamt)

Ihr Profil

· Abschluss einer Ausbildung im Bereich Bürokauffrau/-kaufmann oder vergleichbare Ausbildungen oder Weiterbildungen
· Aufgeschlossenheit, soziale Kompetenzen, empathische Haltung gegenüber unseren Klient*innen
· Reflektierte Haltung zu Schwangerschaftsabbruch, Sexualität und sexuellen Rechten
· Kooperations- und Teamfähigkeit
· Organisationsfähigkeit und Selbständiges Arbeiten
· Kompetenter Umgang mit PC, Excel, Access, Word, u.ä.
· Von Vorteil sind Kenntnisse im Umgang mit sozialen Medien und sozialen Netzwerken
· und Fremdsprachenkenntnisse

Wir bieten

· Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interdisziplinären Team
· Regelmäßige Fortbildung und Weiterbildungsmöglichkeiten
· Vergütung in Anlehnung an TV-L
· Betriebliche Zusatzversorgung
· Familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail bis zum 10.02.25 an: eva.szalontai@profamilia.de oder per Post an pro familia Saarbrücken, zu Hd. Frau Eva Szalontai Heinestraße 2-4 66121 Saarbrücken
Weitere Informationen zur pro familia Beratungsstelle Saarbrücken finden Sie auf unserer Homepage: www.profamilia.de/saarbruecken.de