Sachbearbeitung Sekretariat (m/w/d)
Entgeltgruppe E 6 TVöD | Vollzeit | unbefristet
(Ausschreibungs-ID 1356)
Im Dezernat Kultur, Schulen, Jugend und Familie, Bereich Kultur, ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt die oben angeführte Stelle (Bereichssekretariat) zu besetzen.
Der Bereich Kultur setzt sich aus verschiedenen kulturellen Einrichtungen der Stadt (Kulturbüro, Ernst-Bloch-Zentrum, Stadtbibliothek, Wilhelm-Hack-Museum inklusive Stadtmuseum, Stadtarchiv und Musikschule) zusammen und ist somit für ein breites kulturelles Angebot der Stadt Ludwigshafen verantwortlich.
Die Stelle unterstützt die Bereichsleitung bei ihren vielfältigen Aufgaben und Tätigkeiten.
Die Stelle befindet sich in einem Stellenbewertungsverfahren. Im Rahmen des Verfahrens kann es zu Veränderungen im Aufgabengebiet kommen.
Das Aufgabengebiet kann auch von Teilzeitkräften wahrgenommen werden, solange zwei Bewerber*innen gefunden werden, die sich die Stelle teilen.
So sieht Ihr Alltag aus ...
Funktion der*s Zeitwirtschaftsbeauftragten des Bereichs wahrnehmen, z.B.
- Verwaltung und Bearbeitung der Stammdaten (z.B. Sollarbeitszeiten pflegen und ändern)
- Zeitumbuchungsvorgaben und Gleitzeitsaldo anpassen
- Erfassen von An- und Abwesenheiten (z.B. Mehrarbeitszeit, Dienstreisen, Krankmeldungen etc.)
Entlastung der Führungskraft von administrativen Aufgaben (allg. Sekretariatsaufgaben), z.B.
- Post (Ein- und Auslauf) bearbeiten
- Dokumente ablegen, scannen und weiterleiten
- Terminkalender und Wiedervorlage der Führungskraft führen
- Auskünfte erteilen
- Sitzungen, Veranstaltungen und Gespräche der Führungskraft koordinieren
- Änderungen der Bereichsinformationen für das Intranet, Internet und interne Telefonbuch veranlassen
- Betreuung verschiedener E-Mail-Adressen
Personelle und organisatorische Angelegenheiten wahrnehmen, z.B.
- terminierte Personalangelegenheiten wie Höhergruppierungen, Beförderungen etc. bearbeiten
- Probezeiten, Befristungen, Beurteilungen, Jubiläen überwachen, Wiedervorlage führen
- Sonderformen der Arbeit ermitteln (Zeitzuschläge)
- Liste Ersthelferinnen, Ordnungs- und Löschdienst und Sicherheitsbeauftragter führen, Schulungen beauftragen
- Stellenbeschreibungen archivieren
- Stellenbesetzungsverfahren für Führungskraft vorbereiten
- Organigramme anfordern
- Vollzug des Stellenplans beantragen
Wenn Sie ...
- über eine abgeschlossene Ausbildung in einem der folgenden Berufe verfügen: Verwaltungsfachangestellte*r / abgeschlossene A1 Prüfung
- Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistung
- Justizfachangestellte*r
- Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r
- Sozialversicherungsfachangestellte*r
- Steuerfachangestellte*r oder
- über eine eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten bürobezogenen kaufmännischen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren und entsprechender Tätigkeit verfügen
- die städtische Verwaltungsstruktur gut kennen
- mehrjährige Berufserfahrung mitbringen
- gute EDV-Kenntnisse (MS-Office) haben
- (sich) gut organisieren können, gewissenhaft und belastbar sind sowie Eigeninitiative besitzen
- sorgfältiges Arbeiten für selbstverständlich halten
- vertrauensvoll mit der Führungskraft zusammenarbeiten wollen
- sich sicher mündlich und schriftlich ausdrücken können
- sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse besitzen (mindestens Niveaustufe C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens)
- gute Umgangsformen und ein freundliches und sicheres Auftreten haben
- offen sind für die Menschen und Aufgaben im Bereich Kultur
- das Handeln und Verhalten nach den "Leitlinien der Zusammenarbeit" für selbstverständlich halten.
Bekommen Sie von uns ...
- einen krisensicheren Arbeitsplatz
- eine gute Verkehrsanbindung
- die Möglichkeit eines durch die Stadt geförderten Jobtickets
- die Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung
- qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten
- die Möglichkeit eines Job-bikes (Fahrradleasing)
- die Möglichkeit von Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios
- die grundsätzliche Möglichkeit zur Mitnahme von Hunden entsprechend unserer Dienstvereinbarung
- attraktive Zusatzleistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, Sonderzahlung im Rahmen eines alternativen Entgeltanreiz-Systems, vermögenwirksame Leistungen
Senden Sie uns Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Zertifikaten bis spätestens 09.02.2025 direkt über unser Bewerbungsportal.
Vielfalt ist uns sehr wichtig! Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.
Fachliche Fragen beantwortet Ihnen sehr gerne Frau Enzenauer unter der Telefonnummer 0621/504-2609 und Personalfragen werden von Frau Alles, Telefonnummer 0621/504-3530 beantwortet.
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