Sekretär Abteilung Logistik, Qualitätsmanagement

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche und proaktive Vereinbarung und Überwachung der Terminkoordination sowie Teilnahme und Protokollierung an ausgewählten Besprechungen
• Übernahme Organisation von abteilungsinternen Gremien wie z.B. Vor- und Nachbereitung, Moderation und Teilnahme an den Gremien
• Selbständige Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie Klärung von Sachfragen, die Kenntnisse über die aktuellen Geschäftsvorgänge im Zuständigkeitsbereich der Vorgesetzten voraussetzen
• Sichtung der Eingangspost, dazugehörige Unterlagen und Geschäftsvorgänge beifügen und verteilen, sowie Überprüfung der Ausgangspost auf Richtigkeit und Vollständigkeit
• Planung und Prüfung von Geschäftsreisen der Abteilung sowie Durchführung und Unterstützung der Reisekostenabrechnung
• Übernahme administrativer Sekretariatsaufgaben wie bspw. AWF-Erstellung, Bestellung Büromaterial, Erstellung Vorgänge in C4D, IT-Koordinatoren Rollen, Sicherheitsunterweisungen für (neue) Mitarbeitende
• Aufbau und Verwaltung der Ablage sowie selbständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unter Berücksichtigung und Anwendung bzw. Auslegung von Regelungen und Richtlinien

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Fundierte Berufserfahrung im Sekretariat
• Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, sowie gute Kenntnisse in der Anwendung moderner Textverarbeitungs- und Kommunikationssysteme (MS Office, AWFnext, ggf. SAP)
• Hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität inkl. Anpassung an betriebliche Erfordernisse
• Sehr gutes Kontakt- und Kommunikationsverhalten
• Hohe Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, selbständiges Handeln und Organisieren

Ihre Vorteile

• Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (iGZ)
• Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
• Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
• Bezuschussung einer Direktversicherung (als betriebliche Altersvorsorge)
• Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Jährliche Mitarbeiterveranstaltungen

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
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