Sekretariat / Assistenz für die kaufmännische Geschäftsführung

Für ein krisensicheres Entsorgungsunternehmen der öffentlichen Hand nördlich von Karlsruhe suchen wir eine(n) Mitarbeiter/in für das Sekretariat bzw. als Assistenz für die kaufmännische Geschäftsführung.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Terminkoordination und Planung (Vorbereitung und Betreuung von Besprechungen, Sitzungen, Veranstaltungen, Verhandlungen, Seminaren inkl. Besucherempfang) für die Geschäftsführung, inkl. selbstständiger Klärung offener Fragen sowie Bereitstellung und Aufbereitung der notwendigen Unterlagen für o.g. Veranstaltungen
• Eigenverantwortliche Planung, Organisation, inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Geschäftsführung, inkl. Zusammenstellung aller notwendigen Reise- u. Terminunterlagen und Dienstreiseabrechnung
• Selbstständige Terminüberwachung, insbesondere bei notwendigen Zuarbeiten aus den verschiedenen Abteilungen sowie selbstständige Zusammenführung eingegangener Zuarbeiten (Präsentationen, Statistiken etc.) mittels EDV-Anwendungen (MS-Office) und anderer Software
• Selbstständige Handhabung und zum Teil Erstellung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie deren Archivierung unter Handhabung und Umgang zeitgemäßer Kommunikationsmittel
• Selbstständige Erstellung und Bearbeitung von Dokumentationen wie Protokollen, Notizen, Berichten, Vereinbarungen, Formularen etc. unter Beachtung von Formvorschriften. Ablage und Überwachung von Wiedervorlagen

Voraussetzungen

• Hochschulabschluss oder Abitur mit abgeschlossener kfm. Ausbildung sowie fachspezifische Weiterbildung
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der EDV-Tools (Microsoft-Office-Paket)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, selbständiges, strukturiertes Arbeiten
• Verbindliches und sicheres Auftreten
• Flexibilität
• Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Arbeitsort ist 76344 Eggenstein-Leopoldshafen.
• Arbeitszeit: 37,5 Stunden pro Woche, Mo - Fr.
• Die Beschäftigung erfolgt im Wege der Arbeitnehmerüberlassung.
• Vertragsdauer ist vom 01.03.2025 bis 31.08.2026. Bei Eignung wird die Beschäftigung verlängert.
• Die Vergütung ist Verhandlungssache. Bitte nennen Sie Ihre Einkommensvorstellungen.

Wenn Sie diese Stelle anspricht, senden Sie bitte per E-Mail Ihre Bewerbungsunterlagen an Herrn Dr. Geerd Meyer (mail@castellopersonal.de)
Bitte senden Sie:

• Tabellarischer Lebenslauf
• Ein aktuelles Foto
• Zeugnisse bzw. Referenzen