Stellenausschreibung Büroaushilfe im administrativen Bereich (w/m/d)

Die Verfasste Studierendenschaft der Universität Heidelberg sucht zur Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben eine befristete „Büroaushilfe im administrativen Bereich” für die Zeit zwischen dem 01.11.2024 und dem 28.02.2025.
Arbeitszeit: 12 Stunden/Woche (ca. 30 % einer vollen Stelle)
Die wesentlichen Aufgaben sind (jeweils in Abstimmung mit den Verantwortlichen auf zentraler und dezentraler Ebene, insbesondere auf Anweisung von der Beauftragten für den Haushalt):

Finanzen

• Prüfung eingehender Abrechnungen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit
• Nachfordern von Belegen (überwiegend schriftlich)
• Zuarbeit bei weiteren Abläufen im Finanzbereich

Allgemeine Büroarbeiten

• Zuarbeit bei den allgemeinen Büroarbeiten (Annahme von Lieferungen, Telefonaten etc.)
• Zuarbeit bei weiteren anfallenden Arbeiten wie Inventarisierung, Formatierung von Formularen, Rundmails, Merkblättern etc.
• weitere kleinere Arbeiten (wie Eintragen von Sitzungsterminen in online-Kalender)

Anforderungsprofil

• Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• eigenständiges Arbeiten
• Interesse an der studentischen Selbstvertretung
• proaktives Mitarbeiten an Verwaltungs- und Finanzabläufen

Einschlägige Kenntnisse im Bereich Finanzen sowie der Strukturen der Verfassten Studierendenschaft (VS) sind wünschenswert, aber nicht zwingend. Erwartet wird aber die Bereitschaft, sich aktiv in diese einzuarbeiten. Anwenderkenntnisse im IT-Bereich (Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, E-Mail) sind erwünscht, aber nicht Bedingung. Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber nicht Bedingung.
Die Arbeit erfolgt im Team mit anderen Beschäftigten und Ehrenamtlichen.
Die Arbeit muss regelmäßig ein- bis zweimal wöchentlich vor Ort erledigt werden. Die Arbeitszeiten werden in Absprache mit der VS festgelegt. Arbeitsplatz ist das StuRa-Büro in der Albert-Ueberle-Str. Die Stelle ist vorläufig bis zum 28.02.2025 befristet.
Die Verfasste Studierendenschaft der Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte FLINTA* nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Schwerbehinderte Menschen und chronisch Erkrankte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Studierende werden bevorzugt eingestellt.
Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich in der zweiten Oktoberhälfte 2024 statt. Eine Einstellung zum 01.11.2024 wird angestrebt.
Bewerbungsfrist ist der 14.10.2024.
*Der Begriff "FLINTA" bezeichnet "Frauen, Lesben, Intergeschlechtliche, nichtbinäre, trans und agender Personen"