Teamassistent:in für die Abteilung Bau, Facility Management und zentrale Dienste

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.
Wir suchen eine "gute Seele" für unser Team, welche die folgenden Eigenschaften mitbringt:

Ihr Anforderungsprofil

• Kauffrau / -mann für Büromanagement oder Verwaltungsangestellte(r) (m/w/d)
• Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern
• Kenntnisse im Prozeßmanagement
• Erfahrung im Bereich Bau / FM wünschenswert
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude an interkultureller Zusammenarbeit
• Dienstleistungsorientierung sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und effizient zu arbeiten sowie Prioritäten flexibel anzupassen
• Lösungsorientierter Umgang mit wechselnden Anforderungen und zeitkritischen Aufgaben
• Engagement für eine positive und kooperative Arbeitsatmosphäre
• Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten und dabei verschiedene Perspektiven und Arbeitsstile zu integrieren
• Routinierter Umgang mit Kollaborationswerkzeugen und MS Office
• Offenheit für neue Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Gutes Schulenglisch
• Führerschein der Klasse B (PKW)

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

• Steuerung von Dienstleistern im Bereich FM
• Prozeßmanagement
• Annahme und Weiterleitung von Anfragen, Telefonaten und E-Mails
• Mitarbeit bei der Inventarisierung sowie Pflege des Asset Management Systems
• Sichtung und Verteilung eingehender Tickets und Nachverfolgung der Bearbeitung
• Aufbau und Pflege eines EDV-Ablagesystems
• Teilnahme an Meetings zwecks Protokollierung und Terminverfolgung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Pflege des Intranet-Auftritts der Abteilung
• Support beim Bestellwesen

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet.
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Eine Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung.
• Eine unbefristete Beschäftigung
• Auf Wunsch sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über unser Bewerberportal ein.
Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Ralph Dresel per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.